Règlement d’ordre intérieur de la Fondation Indépendante des Juges Félins Internationaux

Etabli à la réunion du comité en date du 21-11-2015

(Adaptation française : Sonia Martin)

Concept

Ce règlement s’applique à :

  • La fondation : la Fondation Indépendante des Juges Félins Internationaux située à Sluis enregistrée à la Chambre de Commerce de Middelburg sous le numéro 63964848
  • Les statuts : les statuts de la Fondation, tels qu’ils ont été établis dans un acte déposé en date du 20-08-2015 à l’étude notariale R&W de Rotterdam 2015.001746.01.
  • Le comité : le comité de la Fondation comme mentionné dans l’article 5 des statuts.

Tâches et compétences du comité et de ses membres

Tâches

L’accompagnement sur le plan international de personnes pour devenir juge félin en général.

L’établissement de règles (Règlement de Juges de la Fondation Indépendante des Juges Félins Internationaux).

La collaboration avec des associations félines nationales et internationales et autres organisations qui s’occupent d’organiser des expositions félines et la formation de juges félins afin d’obtenir sur le plan international des règles de jugements félins uniformes et le passage d’examens d’élèves-juges et de juges.

L’établissement d’une liste de juges certifiés.

L’établissement d’un calendrier d’expos des associations félines participantes.

L’accompagnement des commissions à nommer.

Le comité et ses décisions

Le comité :

  • Dirige et représente la Fondation.
  • Prend des décisions (voir § ‘Décisions du comité’ dans ce règlement d’ordre intérieur)
  • Peut créer des commissions pour une période déterminée. Un tel groupe comprend au moins un membre du comité et cette commission peut également comprendre des non-membres du comité.
  • Ces commissions ne sont pas récompensées pour leurs prestations et n’ont aucun droit d’indemnisation.
  • Le comité lui-même choisit son mode de travail mais tient compte du contenu des statuts.
  • Le comité coordonne et dirige les activités.

 

Le président

  • A la direction générale de la Fondation.
  • Représente la Fondation à l’extérieur.
  • Négocie avec les instances officielles.

Dirige le comité.

  • Est la 1ère personne de contact des membres du comité.
  • Etablit en collaboration avec le secrétaire, le calendrier de chaque réunion.
  • Dirige les réunions du comité et la réunion annuelle.
  • Contrôle si les décisions sont prises conformément à la loi, les statuts et ce règlement d’ordre intérieur.
  • Contrôle si les membres du comité effectuent bien leurs tâches et leur fait la remarque s’il s’avère que ce n’est pas le cas.

Le trésorier

  • S’occupe de l’administration financière.
  • Garantit la continuité de l’administration financière, à savoir en cas de succession.
  • Etablit les rapports financiers.
  • Fait la partie financière du bilan annuel.
  • Fait en sorte que l’administration financière, la manière dont celle-ci est effectuée et que le bilan annuel financier ne dévie pas inutilement de la directive 650.
  • Gère la caisse, les comptes bancaires et les éventuels comptes épargnes.
  • Décide librement des dépenses ne dépassant pas €100.
  • Juge si les dépenses faites correspondent aux décisions prises pendant les réunions du comité.
  • Entretient les contacts avec les sponsors et les donateurs.

Le secrétaire

  • Fait un compte-rendu de chaque réunion en mentionnant au moins :
  • La date et le lieu de la réunion
  • La présence ou non des membres du comité
  • Les procurations accordées
  • Les décisions prises
  • Fait un résumé des résultats de la réunion pour le site web.
  • Etablit la partie non financière du bilan annuel.
  • Reçoit tout le courrier et les mails, directement ou par les biais des autres membres du comité.
  • Prend connaissance et traite le courrier et les mails, au besoin fait appel aux autres membres du comité pour traiter le courrier et les mails et s’occupe du suivi de la correspondance
  • Archive tous les documents utiles.

Décisions

Le comité :

  • Prends des décisions de propositions notées dans l’agenda avec la simple majorité des voix, sauf pour les situations extraordinaires décrites dans les statuts et dans ce règlement d’ordre intérieur. Si une proposition de l’agenda ne demande pas la présence des membres du comité pour le vote, on considère que la proposition est acceptée.
  • Prend des décisions avec simple majorité des voix sur des propositions qui ne sont pas dans l’agenda pour autant que tous les membres du comité soient présents ou aient donné une procuration.
  • Par manque de voix, la voix du président est décisive.

Réunion

Validité

Le comité ne peut prendre que des décisions valables si au moins 2/3 du nombre de membres est présent ou s’est fait représenter par procuration.

Fréquence

Le comité se réunit au moins une fois par an et fait une fois par an une réunion annuelle.  De plus, le comité se réunit si le président en prend l’initiative ou si 2 ou plusieurs membres du comité le souhaitent.

Agenda

  • Le comité établit de commun accord une proposition d’agenda.
  • Le secrétaire envoie l’agenda par mail au plus tard 2 jours avant le début de la réunion.
  • En début de chaque réunion, l’agenda est définitivement établi. Les membres du comité ont alors la possibilité d’ajouter des points à l’agenda, ils peuvent aussi proposer de supprimer certains points ou de les reporter à une prochaine réunion et ils peuvent proposer de modifier l’ordre des points de l’agenda.
  • Les réunions sont organisées selon l’agenda, mais le président peut décider de sa propre initiative ou sur demande, de ne pas respecter l’ordre prévu et/ou décider de reporter un ou plusieurs points à la prochaine réunion. 

Responsabilité

Le comité est responsable et il décide. 

Notules

Après chaque réunion, un compte-rendu est rédigé et envoyé et approuvé par les membres du comité.

Suggestions pendant la réunion

  • Les idées des membres de la commission sont les bienvenues, on en discute ou on les reporte à une réunion ultérieure.
  • Chaque membre du comité peut proposer un ou plusieurs remplaçants. Un remplaçant n’a pas le droit de vote. Un remplaçant ne peut être présent que si le membre du comité est absent.
  • Le comité peut demander au président d’accepter d’autres personnes que les membres du comité à la réunion. Le président décidera.
  • Chaque membre du comité peut se faire remplacer par un autre membre du comité sur base d’une procuration écrite qui doit être présentée au président de la réunion avant le début de celle-ci.

Communication

Le comité entretient une bonne communication avec :

  • Des donateurs.
  • Les organisations et associations collaboratrices.

Donations

  • De petites donations uniques ou périodiques sont simplement versées sur le compte bancaire de la Fondation.
  • Les donations et cadeaux reçus peuvent être réservés et peuvent donc être reportés à l’exercice ultérieur. La réservation n’est pas un but en soi, pire même : il s’agit d’un strict minimum, le nécessaire pour la continuité.
  • Les membres du comité sont légalement autorisés de déclarer les dépenses.
  • Les membres du comité ne sont pas récompensés pour leurs activités et n’ont pas droit à une indemnité quelle qu’elle soit.

Radiation

  • Un membre du comité peut être radié si, de par sa mauvaise gestion, il/elle a provoqué ou aurait pu faire des dégâts à la Fondation et qu’on peut lui en faire de sérieux reproches.

Conclusions

  • Le président tranche dans les cas non prévus par la loi, les statuts et le règlement d’ordre intérieur.
  • Le secrétaire remet un exemplaire de ce règlement en copie électronique par mail à chaque intéressé(e). Les exemplaires sur papier sont à disposition moyennant une PAF établie par le comité.