Huishoudelijk reglement

van de Stichting Onafhankelijke Internationale Katten Keurmeesters

Vastgesteld in de bestuursvergadering van

21 november 2015

Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • de stichting: de Stichting Onafhankelijke Internationale Katten Keurmeesters, gevestigd Sluis ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Middelburg onder nummer 63964848;
  • de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte nummer 2015.00174601 gepasseerd op 20 augustus 2015 bij R&W notariskantoor te Rotterdam;
  • het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 5 van de Statuten;

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

Taken

Het begeleiden in een internationaal samenwerkingsverband van personen tot keurmeester van katten in het algemeen.

Het opstellen van regels (Keurmeesters Reglement Stichting Internationale Onafhankelijke Katten Keurmeesters).

Het samenwerken met nationale en internationale kattenverenigingen en andere organisaties die zich bezig houden met het organiseren van kattententoonstellingen en opleiden van kattenkeurmeesters om in een internationaal samenwerkingsverband te komen tot uniforme regels voor het keuren van katten en het afleggen van examens voor leerling-keurmeesters en keurmeesters.

Het samenstellen van een lijst van gecertificeerde keurmeesters.

Het samenstellen van een tentoonstellingsagenda van samenwerkende kattenverenigingen.

Het begeleiden van te benoemen commissies.

Het bestuur en de bestuursbesluiten

Het bestuur:

  • Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
  • Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement);
  • Kan voor bepaalde tijd commissies in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in een commissie kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen.
  • Deze commissies ontvangen geen beloning voor hun werkzaamheden en hebben geen recht op enige vergoeding;
  • Het bestuur stelt zelf zijn werkwijze vast, maar neemt daarbij de inhoud van de statuten in acht;
  • Het bestuur coördineert en stuurt activiteiten.

De voorzitter

  • Heeft algemene leiding van de stichting;
  • Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
  • Overlegt met officiële instanties;
  • Geeft leiding aan het bestuur;
  • Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
  • Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
  • Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
  • Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
  • Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen in overleg hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

De penningmeester

  • Voert de financiële administratie;
  • Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
  • Stelt financiële overzichten op;
  • Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
  • Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijkt van Richtlijn 650.
  • Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen.
  • Beslist zelfstandig over uitgaven tot 100 euro;
  • Beoordeelt of gedane uitgaven vallen binnen de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
  • Onderhoudt contacten met sponsoren en donateurs.

De secretaris

  • Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
    • De datum en plaats van de vergadering;
    • De aanwezige en afwezige bestuursleden;
    • De verleende volmachten;
    • De genomen besluiten.
  • Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen voor de website;
  • Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
  • Ontvangt alle binnenkomende posten en email, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
  • Neemt kennis van en behandelt de post en email, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post en email te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
  • Archiveert alle relevante documenten.

Besluiten

Het bestuur:

  • Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
  • Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
  • Staken de stemmen dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Vergaderingen

Geldigheid

Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.

Frequentie

  • Het bestuur vergadert ten minste één maal per jaar, en houdt één maal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken. 

Agenda

  • Het dagelijks bestuur stelt in goed overleg een conceptagenda op.
  • De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door.
  • Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
  • De vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.

Verantwoordelijkheid

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk en beslist. 

Notulen

Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de dagelijkse bestuursleden en vastgesteld.

Inbreng tijdens de vergadering

  • Ideeën van commissieleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;
  • Iedere bestuurder kan één of meer plaatsvervangers voordragen. Een plaatsvervanger heeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de bestuurder afwezig is;
  • Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing;
  • Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.

Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:

  • Donateurs;
  • Samenwerkende verenigingen en organisaties.

Donaties

  • Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;
  • Ontvangen donaties en schenkingen kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor continuïteit .
  • Bestuursleden zijn gerechtigd voorgeschoten uitgaven te declareren;
  • Bestuursleden ontvangen geen beloning voor hun werkzaamheden en hebben geen rechtop enige vergoeding.

Royement

  • Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt. 

Slotbepalingen

  • In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.
  • Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.